Rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

   Rekisterinpitäjä: Vantaan ammattiopisto Varia
   Yhteyshenkilö: Veli Tammisto
   Osoite: Rälssitie 13 01530 VANTAA
   Puhelin: 09 83928832
   Sähköposti: veli.tammisto@eduvantaa.fi
   Www-sivu: http://www.varia.fi

2. Rekisterin nimi

   Vantaan ammattiopisto Varia:n Webauto asiakas-, käyttäjä-, kurssi- ja koulutusrekisteri.

3. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

   Rekisterissä käsitellään koulutettavien henkilö- ja koulutustietoja. Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön yhteyshenkilöt, rekisterinpitäjään yhteydessä olleet henkilöt, Webauto-palvelun käyttäjät ja koulutustapahtumaan osallistuneet. Tiedot kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään koulutustapahtumiin ilmoittautumisen ja osallistumisen taikka Webautoon kirjautumisen yhteydessä.

   Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

   a) Rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) sekä yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot.

   b) Rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten koulutustiedot, tiedot tapahtumista sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja palveluun liittyvät tiedot.

   c) Rekisterinpitäjän käyttämän Webauto-palvelun tai sen lisäpalvelun käyttöön liittyvät rekisteröityneen tiedot, kuten etu- ja sukunimi, osoitetiedot, yhteystiedot, syntymäaika, asema, työnantaja, sukupuoli, äidinkieli, käyttäjätunnus ja salasana, sovelluksen ja siihen sisältyvien eri toimintojen käyttämisen välityksellä saatavat tiedot, kuten sijaintitiedot ja tiedot, jotka käyttäjä on antanut sovelluksessa.

   d) Rekisterinpitäjän verkkosivuilla tapahtunut rekisteröidyn ostotapahtuma- ja asiointitiedot eri sivustoilla, tieto käyttäytymisestä verkkosivustoilla sekä muut vastaavat ryhmittelytiedot, osallistuminen tapahtumiin, tapahtumiin syötetyt tiedot, yhteydenotot asiakaspalveluun, sekä yhteydenotot muihin rekisterinpitäjän työntekijöihin ja palveluihin.

   e) Rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimen, sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtumaan annetut tiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan saattaa sisältää mm. seuraavia tietoja: sähköposti, puhelinnumero, osoite, syntymäaika, allergiatiedot, passin numero tai henkilötunnus.

   f) Muut rekisteröityä koskevat tiedot, kuten suoramarkkinointiluvat ja kiellot.

4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

   Tietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:

   • Koulutusten toteuttaminen: Edellä mainittuja tietoja käsitellään koulutusta koskevan sopimuksen täyttämiseksi, ml. henkilön luotettavaan tunnistamiseen, rekisteröidyn kanssa tapahtuvaan viestintään ja palveluiden laskutukseen. Ilman tähdellä merkittyjä pakollisia tietoja koulutusta tai Webauto-palvelua ei voida tarjota sopimuksen mukaisesti. Allergiatietoja voi rekisteröity halutessaan antaa, jotta tapahtumien tarjoiluissa voidaan huomioida erityisruokavaliot. Rekisteröity voi halutessaan antaa suostumuksen myös muihin käyttötarkoituksiin. Tällainen suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa.

   • Markkinointi: Tietoja käytetään rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden markkinointiin. Tällöin käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Rekisteröity voi vastustaa markkinointia tai peruuttaa siihen antamansa suostumuksen milloin tahansa.

   • Lakisääteiset velvoitteet: Ajokorttilaki edellyttää pitämään oppilaista ja annetusta opetuksesta kirjaa sekä tekemään autokoulua valvovalle kuljettajantutkinnon vastaanottajalle ilmoitukset. Myös laki kuorma- ja linja-autonkuljettajien ammattipätevyydestä edellyttää säilyttämään jatkokoulutuksen järjestämistä ja jatkokoulutuksen suorittaneita koskevia asiakirjoja. Tällöin käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

5. Tietojen säilytysaika

   Rekisteröidyn tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Rekisteröity voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan alla kohdassa 6 kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta.

   Kuorma- ja linja-auton kuljettajien ammattipätevyydestä annetun lain noudattamiseksi jatkokoulutuksen järjestämistä ja jatkokoulutuksen suorittaneita koskevia asiakirjoja säilytetään niin kauan kuin jatkokoulutuksesta annettua todistusta voidaan käyttää ammattipätevyyskortin tai ajokorttiin tehtävän ammattipätevyysmerkinnän hakemiseen. Kirjanpitolain noudattamiseksi tositteita ja liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa säilytetään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy.

6. Rekisteröidyn oikeudet

   • Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Rekisteröidyn pyynnöstä virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot oikaistaan, täydennetään tai poistetaan. Tietoja ei kuitenkaan poisteta siltä osin kuin ne ovat tarpeen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka ne ovat tarpeen rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täyttämiseksi.

   • Tietojen siirtäminen: Rekisteröity voi halutessaan saada siirretyksi toimittamansa henkilötiedot, joita käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella, ottamalla yhteyttä yllä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

   • Vastustamis- ja rajoittamisoikeus: Rekisteröidy voi vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa. Rekisteröity voi vastustaa myös muuta käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Esimerkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa tietojen paikkansapitävyys varmistetaan.

   • Suostumuksen peruuttaminen: Rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä yllä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

   • Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty voimassaolevan tietosuojalainsäädännön vastaisesi.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

   Datadrivers Oy toteuttaa Webauto-palvelun sekä käsittelee henkilötietoja palvelun tietosuojalausekkeen mukaisesti.

   Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta muutoin kuin toimivaltaisten viranomaisten vaatimusten edellyttämällä tavalla sekä lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Esimerkiksi jatkokoulutustietoja luovutetaan hakemusasian käsittelemiseksi ammattipätevyyskortin ja ajokorttiluvan myöntäjälle.

   Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

   Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla.

   Tiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

   Tietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä rekisterin tietoja. Nimettyjä henkilöitä voivat olla esimerkiksi kouluttaja, sihteeri, työnantajan edustaja, käsittelijän työntekijät tai tilitoimiston kirjanpitäjä. Käyttäjiä sitoo lisäksi vaitiolovelvollisuus.