REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

 

1. Rekisterinpitäjä:

 

Puolustusvoimat/Ilmasotakoulu

Yhteyshenkilö: Mari Auvinen

Osoite: PL 7 41161 TIKKAKOSKI

Puhelin: (0) 0299 800

Sähköposti: ilmasotakoulu@mil.fi

Www-sivu: http://www.mil.fi

 

 

2. Rekisterin nimi

 

Puolustusvoimat/Ilmasotakoulun Webauto asiakas-, käyttäjä-, kurssi- ja koulutusrekisteri.

 

 

3. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

 

WEBAUTO-ohjelmistolla suunnitellaan, seurataan ja raportoidaan Ilmasotakoulun Kuljettajakoulutuskeskuksen opetustoimintaan liittyviä asiakokonaisuuksia kuten: oppilas-, opetus- ja kurssitiedot sekä opetuksen toteuttamiseen tarvittavat viikko-ohjelmat. Ohjelmisto sisältää sähköisen oppimisympäristön oppilaille. Sen lisäksi se on osana Ilmasotakoulun digitaalista oppimisympäristöä. WEBAUTO:ssa on kattavasti tarjolla sähköistä oppimismateriaalia, josta suurin osa on Ilmavoimien tuottamaa. Oppilailla on oman käyttöoikeutensa mukaisesti mahdollisuus seurata koulutuksensa edistymistä, tarkistaa kalenterista tulevat oppitunnit sekä harjoitella tutkintoon liittyvää teoriakoetta varten.

 

_{Rekisterissä käsitellään koulutettavien henkilö- ja koulutustietoja sekä opettajien yhteystietoja. Henkilöryhmät, joiden tietoja järjestelmässä käsitellään: rekisterinpitäjän kumppaniopettajien yhteystiedot, Ilmavoimien opettajien yhteystiedot sekä WEBAUTO-palvelun käyttäjien (oppilaat) tietoja.}

Oppilaiden tiedot saadaan lähtökohtaisesti Puolustusvoimien ajo-oikeustietojärjestelmästä (PVAJOTI). PVAJOTI on osa puolustusvoimien kuljetusalan tietojärjestelmää (KULTI). PVAJOTI:a käytetään puolustusvoimien maakuljetusalan kaluston (ajoneuvot) ajo-, käyttö-, koulutus- ja tarkastusoikeuksien hallintaan.

Tietoja voidaan kerätään myös rekisteröidyltä itseltään Webautoon kirjautumisen yhteydessä.

Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

a) Rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) sekä yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot.

b) Rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten koulutustiedot, tiedot tapahtumista sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja palveluun liittyvät tiedot.

c) Rekisterinpitäjän käyttämän Webauto-palvelun käyttöön liittyvät rekisteröityneen tiedot, kuten etu- ja sukunimi, joukko-osasto, käyttäjätunnus ja salasana, sovelluksen ja siihen sisältyvien eri toimintojen käyttämisen välityksellä saatavat tiedot jotka käyttäjä on antanut sovelluksessa.

d) Rekisteröidyn asiointitiedot eri sivustoilla, tieto käyttäytymisestä verkkosivustoilla sekä muut vastaavat ryhmittelytiedot, yhteydenotot asiakaspalveluun, sekä yhteydenotot muihin rekisterinpitäjän työntekijöihin ja palveluihin.

Tietojen kerätään ja käytetään tarkoituksen mukaisella tavalla kuljettajan ammattipätevyyskoulutuksen ja kuljettajaopetuksen hallinnoinnin käsittelyssä seuraavasti:

 

 

• kuljettajakoulutuksessa olevan koulutuksen seurantaan

 

 

• ajantasaisten koulutustietojen jakamiseen muille puolustusvoimien kyseisten tietojen saamiseen oikeutetuille tarvitsijoille,

 

 

 

WEBAUTO -järjestelmän tarkoituksena on tuottaa ajan tasalla olevat ja virheettömät henkilö-, koulutus-, tutkinto- ja ajo- sekä käyttö- ja tarkastusoikeustiedot puolustusvoimien palveluksessa olevasta palkatusta henkilöstöstä, varusmiehistä, reserviläisistä ja puolustushallinnolle palveluja tuottavasta henkilöstöstä sekä poikkeusoloissa puolustusvoimien palvelukseen kutsuttavissa olevasta henkilöstöstä.

Henkilö- ja opetustietojen käsittelyä ohjaa lait:

29.4.2011/386 Ajokorttilaki

16.3.2007/273 Laki kuorma- ja linja-auton kuljettajien ammattipätevyydestä

 

 

4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

 

Tietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:

?Koulutusten toteuttaminen: Edellä mainittuja tietoja käsitellään koulutusta koskevan sopimuksen täyttämiseksi, ml. henkilön luotettavaan tunnistamiseen ja rekisteröidyn kanssa tapahtuvaan viestintään. Ilman tähdellä merkittyjä pakollisia tietoja koulutusta tai Webauto-palvelua ei voida tarjota sopimuksen mukaisesti.

?Markkinointi: Ilmavoimien tietokannasta ei ole mahdollisuutta markkinointiin. Se toiminto on suljettu pois.

?Lakisääteiset velvoitteet: Ajokorttilaki edellyttää pitämään oppilaista ja annetusta opetuksesta kirjaa sekä tekemään autokoulua valvovalle kuljettajantutkinnon vastaanottajalle ilmoitukset. Myös laki kuorma- ja linja-autonkuljettajien ammattipätevyydestä edellyttää säilyttämään jatkokoulutuksen järjestämistä ja jatkokoulutuksen suorittaneita koskevia asiakirjoja. Tällöin käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

 

 

5. Tietojen säilytysaika

 

Rekisteröidyn tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Rekisteröity voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan alla kohdassa 6 kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta.

Kuorma- ja linja-auton kuljettajien ammattipätevyydestä annetun lain noudattamiseksi jatkokoulutuksen järjestämistä ja jatkokoulutuksen suorittaneita koskevia asiakirjoja säilytetään niin kauan kuin jatkokoulutuksesta annettua todistusta voidaan käyttää ammattipätevyyskortin tai ajokorttiin tehtävän ammattipätevyysmerkinnän hakemiseen. Kirjanpitolain noudattamiseksi tositteita ja liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa säilytetään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy.

 

 

6. Rekisteröidyn oikeudet

 

?Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Rekisteröidyn pyynnöstä virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot oikaistaan, täydennetään tai poistetaan. Tietoja ei kuitenkaan poisteta siltä osin kuin ne ovat tarpeen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka ne ovat tarpeen rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täyttämiseksi.

?Tietojen siirtäminen: Rekisteröity voi halutessaan saada siirretyksi toimittamansa henkilötiedot, joita käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella, ottamalla yhteyttä yllä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

?Vastustamis- ja rajoittamisoikeus: Rekisteröity voi vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Esimerkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa tietojen paikkansapitävyys varmistetaan.

?Suostumuksen peruuttaminen: Rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä yllä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

?Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty voimassaolevan tietosuojalainsäädännön vastaisesi.

 

 

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

 

Datadrivers Oy toteuttaa Webauto-palvelun sekä käsittelee henkilötietoja palvelun tietosuojalausekkeen mukaisesti.

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta muutoin kuin toimivaltaisten viranomaisten vaatimusten edellyttämällä tavalla sekä lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Esimerkiksi jatkokoulutustietoja luovutetaan hakemusasian käsittelemiseksi ammattipätevyyskortin ja ajokorttiluvan myöntäjälle.

Koulutuksen edistymiseen liittyviä tietoja (esim. itsenäinen ajo-oikeus -kelpoisuus) luovutetaan KULTI-järjestestelmän PVAJOTI-sovellukseen (kohta 3).

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

 

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

 

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla.

Tiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

Tietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä rekisterin tietoja. Nimettyjä henkilöitä voivat olla esimerkiksi kouluttaja, sihteeri, työnantajan edustaja, käsittelijän työntekijät. Käyttäjiä sitoo lisäksi vaitiolovelvollisuus.